Realizzazione documentazione tecnica di prodotto

Lo specialista nel documentare: il Technical writer (il documentalista)

Ad oggi la trasmissione delle informazioni tecniche da un alto livello, in genere di tipo ingegneristico, ad un livello più basso, normalmente orientato all’utente, è diventato un lavoro specialistico, sia per la continua evoluzione delle tecnologie - e quindi anche del linguaggio - sia per la quantità degli aggiornamenti e dei conseguenti sistemi di archiviazione.

Inoltre anche la continua evoluzione normativa, tesa a salvaguardare sia i diritti del costruttore sia quelli dell’utente, richiede l’apporto di personale specialistico.

Diventa perciò opportuno per l’azienda che vuole restare competitiva nel rispetto delle leggi, ricorrere alla figura del “documentalista” o “technical writer”.

Si tratta di una figura professionale specializzata nella preparazione di documentazione tecnica che, grazie a testi ed immagini, è in grado di trasferire in modo semplice ed immediato le informazioni all’utente.

I progettisti che di solito vengono incaricati di svolgere questa attività, sono a volte troppo tecnici, dando per scontate informazioni che l’utente ha diritto - e a volte il dovere - di conoscere (soprattutto informazioni relative a responsabilità, sicurezza ed antinfortunistica).

Il mezzo migliore, contemplato in tutte le normative e internazionalmente interpretabile, è l’illustrazione correlata da un organico testo esplicativo.

Le tecniche per illustrare il prodotto sono diverse, anche se le più utilizzate sono la “trasparenza” ed il disegno dinamico o “esploso” – entrambe tecniche di disegno al tratto -.

La trasparenza è una tecnica grafica con il compito di enfatizzare le caratteristiche principali del prodotto, come se venisse fatta una radiografia per rilevare l’interno dell’involucro.

La rappresentazione dinamica, più comunemente conosciuta come esploso, viene considerata il mezzo ottimale per l’identificazione dei componenti. Con questo sistema di illustrazione il costruttore può evitare di consegnare i disegni costruttivi, salvaguardandosi da copie o plagi, e contemporaneamente l’utente viene messo nelle condizioni di provvedere autonomamente alla sostituzione di componenti danneggiati.

La fotografia, al contrario di quello che si potrebbe pensare, raramente risulta essere un mezzo adatto per corredare la documentazione del prodotto: non sempre è infatti possibile ricreare le condizioni da illustrare; pensiamo ad esempio alla complicazione di imbracare una macchina per la movimentazione, indicare sensi di rotazione o direzione, ecc.

La documentazione viene normalmente distribuita su supporto cartaceo, ma spesso si sente l’esigenza di ricorrere al supporto informatico in modo da renderla interattiva, fornendo agli utenti un sistema semplice ed innovativo per poterla aggiornare e per poter compilare l’ordine del ricambio selezionando direttamente sull’immagine del prodotto.

Oggi la figura del technical writer incaricato di redigere la documentazione tecnica del prodotto è spesso assente nella piccola e media impresa e pertanto le attività di competenza vengono affidate alle altre risorse disponibili (magari con competenze non adeguate) oppure esternalizzate. A volte la documentazione tecnica viene preparata con ritardo rispetto al previsto, in modo impreciso ed incompleto, quando addirittura non viene realizzata affatto! In questi casi non solo si rischia di incorrere nelle sanzioni previste dalla normativa vigente (Direttiva Macchine), ma di mostrare al cliente utilizzatore del prodotto un’immagine di scarsa professionalità nel proprio servizio.

Affidare in outsourcing a personale specializzato, con costi predefiniti e sostenuti solo quando necessario, risultati ottimali e tempestivi, è la soluzione ideale sia in termini di efficacia, sia di efficienza aziendale.